Lab. SIA - 3.1-penyelesaian

PENDAHULUAN

PT. JCT didirikan tahun 2005 oleh seorang pengusaha retail yang menguasi 60% saham peusahaan bernama Rahmat Sarwono, S. Kom. Istrinya menguasai 25% saham bernama Endah Sumringah dan anaknya yang bernama Suwondo Suryogunarso sebesar 15%.

Sampai saat ini, PT. JCT bergerak dalam bidang perakitan komputer dan perdagangan komputer yang dilakukan baik secara tunai ataupun kredit. PT. JCT menjual empat kelompok produk seperti:

1.      Komputer Notebook

2.      Komputer rakitan standar PT. JCT dan rakitan pesanan kustomer dengan merek “DGNet”

3.      Komponen komputer (Input device, processor, dan output device)

4.      Peripheral komputer (soundcard, land card, speaker aktif)

PT. JCT melakukan analisis stok terlebih dahulu untuk menentukan barang-barang yang dibutuhkan (akan dibeli). Berdasarkan analisis tersebut kemudian PT. JCT memesan barang kepada para suppliernya dengan membuat dan mengirimkan PO. Melalui proses obtain customer yang sederhana, barang-barang tersebut kemudian dijual kepada para kustomer dengan tingkat keuntungan tertentu. Proses pengadaan dan penjualan semua barang dagangan tersebut juga didasarkan pada kebijakan anggaran keuangan perusahaan dan realisasi transaksinya dicatat dalam buku catatan akuntansi yang tersedia.

3.1. Desain Sistem Organisasi, yang meliputi :

a.  Melakukan analisis terhadap sistem organisasi yang sudah ada untuk mengidentifikasi kelemahan yang ada dan memberikan solusi yang diusulkan

§      Dalam struktur sistem organisasi yang lama terdapat kelemahan dalam penempatan posisi, yaitu adanya perangkapan jabatan seperti pemegang dewan komisaris (Rahmat, Sumringah, dan Suwondo) merangkap jabatan sebagai direktur dan manager seharusnya ada pemisahan jabatan sehingga setiap jabatan diisi hanya satu orang saja.

C. Fungsi Setiap Posisi / Jabatan

6.      Job deskripsi masing-masing fungsi yang mencakup tugas dan wewenang serta requirement antara lain:

a.      Dewan Komisaris

Dewan komisaris adalah pihak-pihak yang berfungsi mengawasi    aktifitas bisnis dan manajemen PT. JCT dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.Skill yang diperlukan minimal lulusan S1

b.      Direktur

      Direktur berfungsi mengarahkan dan mengendalikan seluruh aktifitas perusahaan agar tujuan perusahaan yang telah ditentukan dapat tercapai secara optimal, serta mempertanggungjawabkan seluruh aktifitas tersebut kepada para pemegang saham.

            Skill yang diperlukan minimal lulusan S1.

c.       Manajer Pemasaran

      Manajer Pemasaran berfungsi mengelola dan mempertanggungjawabkan seluruh aktifitas pemasaran, yang meliputi tahap display produk, memperoleh kustomer, analis kredit, proses pesanan penjualan, dan pengiriman barang.

            Skill yang diperlukan minimal lulusan D3.

●       Bagian Penjualan

   Melaksanakan aktifitas display produk, memperoleh kustomer, dan memperoleh sales order.

●       Bagian analis kredit

            Melaksanakan analis terhadap kemampuan membayar calon             kustomer yang akan membeli secara kredit, mulai dari survey        kustomer sampai dengan diterbitkannya laporan hasil analis kredit.

●       Bagian Pengiriman

            Melaksanakan pengiriman barang kepada kustomer.

d.      Manajer Produksi

            Manajer produksi berfungsi mengelola dan mempertanggungjawabkan seluruh aktifitas produksi, yang meliputi           tahap pengadaan barang, perakitan, instal software, dan pengujian produk.

            Skill yang diperlukan minimal lulusan S1.

●       Bagian pengadaan dan stok

      Melaksanakan analisis kebutuhan barang, pembeliannya, dan penyimpanannya.

●       Bagian teknik

            Melaksanakan seluruh aktifitas teknik yang meliputi perakitan         komputer, instalasi/setting komputer, pengujian komputer, dan   berbagai kegiatan maintenan komputer di kantor.

e.       Manajer administrasi dan keuangan

            Manajer administrasi dan keuangan berfungsi mengelola dan mempertanggungjawabkan seluruh aktifitas administrasi perkantoran,      manajemen keuangan, dan akuntansi perusahaan.

            Skill yang diperlukan minimal lulusan S1.

●       Bagian administrasi dan umum

            Melaksanakan seluruh administrasi perkantoran, termasuk    humas dan hot line kustomer.

●       Bagian keuangan dan akuntansi

Melaksanakan berbagai analisis kinerja keuangan perusahaan, pencatatan transaksi perusahaan.

●       Kasir kas masuk sekaligus kas keluar

            Melaksanakan fungsi kasir kas masuk dan sekaligus kas keluar.

7.      Kelemahan struktur organisasi

        Kelemahan struktur organisasi PT. JCT yaitu PT. JCT belum memiliki job diskripsi secara detail untuk masing-masing posisi/jabatan yang ada dalam organisasi. Jumlah karyawan dalam setiap bagian kurang sesuai. Tidak adanya auditor yang dapat mengaudit serta menganalisis laporan keuangan yang telah dibuat oleh Bagian Akuntansi.

●       Bagian promosi

        Jika tidak ada bagian promosi maka para kustomer tidak banyak mengetahui produk-produk yang dijual di PT. JCT sehingga banyak produk-produk yang menumpuk di gudang karena sulit laku dijual.

●       Bagian kredit dan penagihan

     Jika tidak ada bagian kredit dan penagihan maka proses penagihan tidak berjalan dengan lancar.